Gemeinkosten können einem Produkt nicht direkt zugeordnet werden. Die Zuordnung erfolgt meist über einen prozentualen Gemeinkostenzuschlag. Das Pendant sind die Einzelkosten, welche einem Produkt direkt zugeordnet werden können. Die Summe der Gemeinkosten und der Einzelkosten ergeben dann die Gesamtkosten.

Merkmale von Gemeinkosten

• Gemeinkosten können Ihren Kostenträgern nur indirekt zugeordnet werden.
• Gemeinkosten fallen stets für mehrere Aufträge/Einheiten an.
• Gemeinkosten werden auf verschiedene Kostenstellen aufgeteilt. Die Weiterverrechnung erfolgt über Zuschläge auf die Kostenträger.

Beispiel: Kalkulation der Materialkosten 

Die Materialeinzelkosten entsprechen dem Materialeinsatz für den Auftrag. Zur Fertigung von 1.000 m eines Produktes benötigen 1.050 m an Rohware. Die Rohware kostet 5,00 EUR im Einkauf und somit betragen die Materialeinzelkosten 5.250 EUR. Als Gemeinkosten fallen weiterhin an, die Kosten des Einkaufs (Einkaufsabteilung) und die Lagerkosten für das Rohlager (z.B. Personal, Lagermiete, Flurförderfahrzeuge). In Summe wurde 150.000 EUR pro Jahr an Gemeinkosten für die Materialbeschaffung und Lagerung auf verschiedenen Kostenstellen ermittelt. Der Gesamtumsatz an eingekauften Material beträgt 2.000.000 EUR pro Jahr. Der Gemeinkostenzuschlag beträgt somit: 150.000 EUR / 2.000.000 EUR x 100% = 7,5%.

Die Kalkulation der Materialkosten sieht dann wie folgt aus:

• 5.250 EUR Materialeinzelkosten
• 7,5% Materialgemeinkostenzuschlag
• 5.643,75 EUR Materialkosten (5.250 x (1+(7,5%/100%))

Gemeinkostenzuschläge

In der Kalkulation werden folgende Gemeinkostenzuschläge verwendet:

• Materialgemeinkosten
• Fertigungsgemeinkosten
• Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten

Veränderung der Kostenstruktur in den letzten Jahrzehnten

Statistiken zeigen, dass sich in den letzten Jahrzehnten der Anteil der Gemeinkosten an den Gesamtkosten mehr oder weniger verdoppelt haben.

• Materialgemeinkosten von 5% auf 10%
• Fertigungsgemeinkosten von 10% auf 20%
• Vertriebs- und Verwaltungskosten von 15% auf 30%

Damit erfolgte eine Verschiebung des Kostenschwerpunktes. Das Verhältnis von Einzelkosten zu Gemeinkosten betrug früher 70% / 30% und liegt heute bei ca. 40% / 60%.
Da der Erhöhung der Gemeinkosten meist keiner erhöhten Leistung gegenübersteht, sind Gemeinkosten immer kritisch zu hinterfragen. Methodisch werden die Geschäftsprozesse im Rahmen eines umfassenden „Business Process Engineering“ – Projektes (BPR) erfasst, analysiert und entsprechend automatisiert und optimiert. Speziell bei der Einführung einer neuen ERP-Software ist unbedingt vorab ein BPR-Prozess durchzuführen, damit nicht die bestehenden sondern die bereits optimierte und auf das ERP abgestimmte Geschäftsprozesse übernommen werden.  

Gründe des Gemeinkostenanstieges

• Zunahme an „verwaltende“ Tätigkeiten
  • Alle planende, vorbereitende, steuernde, überwachende und koordinierende Tätigkeiten
  • Bereiche der Gemeinkosten: R&D, PPS, AV, Qualität, IT, Beschaffung, Logistik, Instanthaltung, Auftragsabwicklung, Vertrieb, Rechnungswesen, HR, Controlling
  • Erhöhte Dokumentationspflichten
  • Erhöhter Bürokratieaufwand gegenüber staatlichen Institutionen
• Produkt- und Variantenvielfalt
  • Heterogene Kundengruppen, Zunahme Einzelkunden
  • Anzahl der Partien und Bestellungen nehmen zu
• Kürzere Produktlebenszyklen
  • Höherer Entwicklungs-, Musterungs- und Zertifizierungsaufwand
• Informationstechnische Durchdringung
  • Zunahme Aufwand in Datenpflege, Datenschutz und Datensicherung
• Geforderte Flexibilität der Unternehmen
  • Spezifische Kundenanforderungen erhöhen Variantenvielfalt
• Ständige Leistungsbereitschaft
  • 24/7 Kundenservice
  • Bereitstellen von Kapazitäten

Quellen:
Gemeinkostenmanagement / A. Müller
Grundzüge eines ganzheitlichen Controlling / A. Müller
Einführung in die Prozesskostenrechnung / D. Remer
Prozesskostenrechnung als Managementinstrument / R. Kaplan, R. Cooper
Controlling im Textilunternehmen / F. Kalenberg
Vortrag „Essentials der Kalkulation“ / T. Keh