Im Vergleich zu technischen Prozessen sind Geschäftsprozess an betriebliche Funktionen ausgerichtet und definieren die Dienstleistungen und die Schnittstellen zwischen Produktion, Beschaffung, Qualitätswesen, Finanzierung, Verwaltung und Vertrieb.

Allgemein kann der Geschäftsprozess als eine Menge logisch verknüpfter Einzeltätigkeiten (Aufgaben, Arbeitsabläufe), die ausgeführt werden, um ein bestimmtes geschäftliches oder betriebliches Ziel zu erreichen, charakterisiert werden. Er wird durch ein definiertes Ereignis ausgelöst und transformiert ‚Input‘ durch den Einsatz materieller und immaterieller Güter und unter Beachtung bestimmter Regeln und unternehmensinterner und -externer Faktoren zu einem ‚Output‘. Ein Geschäftsprozess kann gekapselt und Teil eines anderen Geschäftsprozesses sein und/oder andere Geschäftsprozesse enthalten bzw. diese anstoßen. Geschäftsprozesse gehen oft über Abteilungs- und Betriebsgrenzen hinweg und gehören zur Ablauforganisation eines Betriebs.

Die Darstellung kann einmal graphisch in einem Flussdiagramm erfolgen, unterstützt von Programmen wie z.B. Bizagi Modeler

Eine weiter Möglichkeit ist die Darstellung in Tabellenform.

Für den Prozessart werden folgende Kürzel verwendet:
S = Start, T = Tätigkeit, U = Unterprozess oder Schnittstelle,  E = Entscheidung, A = Abschluss 

Diese Art der Prozessbeschreibung zwingt die Verantwortlichen über kurze und effiziente Geschäftsprozesse nachzudenken und Kostentreiber zu eliminieren. Diese Art der Prozessbeschreibungen dient als Sollvorgabe bei neuen Geschäftsprozessen. Auch bei einem bestehenden Geschäftsprozess kann der Ist-Zustand neu erfasst, dann ausgewertet und einer Optimierung unterzogen werden.